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Il rendiconto condominiale

Osvaldo Leoni è assolutamente convinto che la figura del “geometra” sia quella più adatta per le amministrazioni condominiali.
Ecco perché si sofferma, stavolta, sui rendiconti condominiali: una materia complessa, ma non per il geometra-amministratore.

“Amministratore Geometra” più importante del software
IL RENDICONTO CONDOMINIALE
Alla luce della norma vigente

a cura del geom. Osvaldo Leoni

 

In questo articolo, che mi è stato proposto dal serio, attento ed instancabile geom. Contrini, direttore della rivista Prospettive Geometri, vorrei spiegare ai Geometri professionisti il preciso contenuto del “rendiconto condominiale” come novellato dalla riforma n. 220/2012 resa esecutiva il 18 giugno 2013…la quale ha rivisto la figura dell’amministratore di condominio che, nel corso degli anni ha visto incrementare sensibilmente le sue responsabilità…anche riferite agli “aspetti contabili”.
Vorrei esprimere dapprima un mio parere in ordine al contenuto della citata riforma che, ad esito della sua attenta lettura, proviene che la legge n. 220/2012 non farà parte della storia come una “riforma della materia condominiale” ma solamente quale “momentaneo e semplice adeguamento dell’esistente complessa normativa allo stato giurisprudenziale” che nel lungo periodo precedente la citata legge si è consolidato.
Ritengo che la legge n. 220/2012 non possa essere definita “riforma” perché il legislatore…questo è il mio pensiero…non ha ritenuto necessario, ma vorrei dire obbligato, assumere delle posizioni chiare ed inconfutabili in materia condominiale per giungere così alla formazione di uno specifico “istituto giuridico autonomo” così come risulta non esser stati raggiunti dei precisi “principi” dedicati alla contabilità condominiale e…quello della contabilità è una delle materie che raccoglie maggiori novità.
Nella nuova legge n. 220/2012 non è presente alcun preciso riferimento alla materia “contabile” e questo conferma esser la stessa una forma incompleta…vorrei dire “provvisoria”…e solo alcune sono le varianti che possono essere definite “concrete”…ma entriamo ora nei particolari.
La figura dell’amministratore è stata rivista dalla riforma n. 220/2012 aumentando alla stessa l’attività e la responsabilità…sarà infatti l’amministratore, non necessariamente identificato da persona fisica, a dover “aprire il conto corrente intestato al condominio stesso ed aggiornare nel contempo, il registro di contabilità”. Il rendiconto condominiale dovrà assomigliare sempre più al bilancio delle società ed dover evidenziare in maniera “trasparente”, le somme in entrata e in uscita, secondo il criterio di competenza. Queste dovranno transitare sul conto corrente intestato al condominio e l’amministratore dovrà curare tutti i necessari adempimenti fiscali. A corretta interpretazione dell’art. 1130 bis cod.civ. il rendiconto deve contenere tutte le voci di entrata e di uscita, ma pure ogni altro dato inerente allo stato patrimoniale, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve…dati che devono essere tutti espressi in modo da consentire una immediata e concreta verifica. Va aggiunto che il rendiconto si compone anche di un registro di contabilità, di un riepilogo finanziario, nonché di una nota esplicativa della gestione con indicazione anche dei rapporti in corso e delle situazioni pendenti. La descritta modalità contabile, che certamente è stata dettata per consentire maggiore chiarezza, rende quasi obbligatorio che venga redatta con impiego della cosiddetta “partita doppia”, certamente non intelligibile a coloro che non sono addetti ai lavori.
Qual’è il contenuto del “rendiconto condominiale”? La lettura dell’art. 1130 bis cod.civ. non lascia dubbi d’interpretazione: il rendiconto condominiale risulta essere un documento composto, intendendo che l’amministratore ha l’obbligo di allegare diversi “quadri e prospetti” necessari ad adempiere alla funzione principale informativa nel rispetto della sua verificabilità.
Come deve essere redatto il rendiconto condominiale? deve essere redatto in cinque parti:

  1. il conto economico, semplicemente definito “entrate ed uscite”,
  2. lo stato patrimoniale, ovvero l’evidenza delle attività e passività,
  3. il rendiconto consuntivo con esposizione dei “crediti o debiti” riferiti ai singoli condomini,
  4. il piano di riparto delle spese,
  5. la “nota sintetica esplicativa”.

Cos’è il conto economico?
Il “conto economico” ovvero “delle entrate e delle uscite” è un conto bisezionale che riporta in modo riassuntivo il totale delle entrate ed uscite riferite al periodo amministrativo. Nello stesso vanno riportati tutti i movimenti finanziari avvenuti nel corso della gestione e tale documento è quello che l’art. 1130 bis cod.civ. definisce “riepilogo finanziario”. Il totale della “sezione delle entrate” riporta la somma che complessivamente è stata introitata dall’amministratore. In questa sezione non devono mancare anche le entrate “particolari” quali le rendite del condominio ovvero canoni di locazione, contributi ed ogni altro importo. Nella “sezione delle uscite” devono essere inseriti tutti i costi sostenuti, sia per la ordinaria gestione, come meglio specificata dal consuntivo delle spese ordinarie, ma pure per eventuali gestioni straordinarie e tutto questo forma il “rendiconto annuale” che contiene e rende evidente ogni operazione di cassa del condominio.
Segue “lo stato patrimoniale” che rappresenta lo stato “creditorio e debitorio” del condominio verso terzi al momento della chiusura annuale del bilancio. In questa parte, nelle “attività” si trovano anche i crediti che sono vantati dal condominio nei confronti dei Condomini e di ogni altro debitore. Vengono inoltre riportate la disponibilità di cassa e delle banche, che devono concordare con il risultato del bilancio. In termini semplici, detto documento definisce lo stato delle attività e delle passività (cioè dei crediti e debiti nonché dei fondi che fossero esistenti) del condominio alla data di fine gestione annuale.
Anche questo documento è formato da due sezioni: “attività e passività” ed il suo bilanciamento è la conferma della correttezza contabile. La conoscenza delle situazioni debitorie e dei crediti che sono vantati dal condomini è necessaria per soddisfare il diritto dei condomini all’informazione.
Siamo ora giunti al “consuntivo delle spese” che è…
l’elenco, redatto a fine gestione, che riporta tutte le uscite avvenute nel corso dell’annuale gestione amministrativa e questa “ripete” quella del preventivo, ovvero per “gruppi di spese”. In questo documento non sono evidenziati i saldi contabili, né parziali e né totali. Questi saranno riportati nel “conto economico” dove sarà evidente il riassunto della situazione dei saldi con evidenza dell’avanzo o del disavanzo di gestione e se l’attività gestionale, nel corso dell’anno si è svolta come preventivata, sarà certamente minimo ed insignificante lo scostamento le uscite preventivate e quelle effettive. Non è la legge n. 220/2012 ma un parere espresso dalla Cassazione che ha posto rilievo su uno dei principi irrinunciabili che l’amministratore condominiale deve rispettare al momento della presentazione degli atti contabili (preventivo e consuntivo delle spese) ovvero è tenuto a distinguere in forma analitica le voci di spesa da sostenere o sostenute per l’uso e manutenzione di parti ed impianti comuni da quelle occorrenti per la conservazione degli stessi e per eventuali innovazioni. E’ vizio di annullabilità della delibera di “approvazione del rendiconto” l’inadempimento della citata formalità, in quanto necessaria per consentire ai condomini un’utile informazione circa la natura delle spese e così poterne definire la “giusta ripartizione”.
È al “piano di riparto” che ora mi dedicherò.
Il piano di riparto è strettamente relazionato al “consuntivo delle spese” e l’amministratore, in sede di riparto, deve considerare l’elaborato millesimale, con riferimento ai singoli gruppi di spesa. È infatti assolutamente errato fare riferimento esclusivamente ad un’unica tabella millesimale (ad esempio la tabella delle spese generali) ma “alla tabella millesimale cui fa riferimento la spesa e che è stata adottata anche per il riparto delle spese a preventivo, per la riscossione delle quote di ogni singolo condomino”.
Concludendo, ripeto pertanto che i singoli risultati annuali dei gruppi di spese, positivi o negativi che siano, devono essere ripartiti secondo le stesse tabelle millesimali adottate in preventivo per le rispettive entrate, ovvero le quote da versare di ogni singolo condomino.
Ritengo ora rilevare che la novità del rendiconto condominiale definita dall’art. 1130 bis cod.civ. è l’inserimento del “registro di contabilità” che già in passato era d’uso degli amministratori corretti e lo stesso era semplicemente definito “libro cassa”, un’operazione che richiedeva impegno. Ora a facilitare la formazione del libro cassa integrale (ovvero delle entrate e delle uscite) è il “software gestionale” che consente all’amministratore diligente, una volta ben “istruito” il sistema informatico, di elaborare l’intera contabilità condominiale…e questo mi consente di evidenziare che l’aspetto più rilevante dell’amministratore condominiale non è quello contabile, perché proprio risolvibile con l’impiego di un adeguato “software”, ma quello della “persona” che…a mio parere…deve essere un un tecnico…un geometra professionista, presente ed attento ai problemi che si formano negli edifici.
L’inserzione nell’elaborato “rendiconto condominiale” del libro cassa, anche se spesso composto da più pagine, rende di certo “analitico” il rendiconto perché mostra tutti i movimenti “giorno per giorno” che sono stati effettuati con indicazione della data, dei fornitori e manutentori (per le uscite), dei condomini (per le entrate).
Tutti i documenti che formano il “rendiconto annuale” devono essere posti all’attenzione dei condomini previa allegazione di copia alla lettera di convocazione dell’assemblea ordinaria e, in questa sede, gli stessi vengono valutati e discussi. Ritengo opportuno riportare quanto è parte finale dell’art. 1130 bis cod.civ. che posso definire essere il principale, forse unico e vero, principio espresso dal legislatore e precisamente “L’assemblea condominiale può, in qualsiasi momento o per più annualità specificamente identificate, nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio. La delibera è assunta con la maggioranza prevista per la nomina dell’amministratore e la relativa spesa è ripartita fra tutti i condomini sulla base dei millesimi di proprietà. I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.
L’assemblea può anche nominare, oltre all’amministratore, un consiglio di condominio composto da almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari. Il consiglio ha funzioni consultive e di controllo.”.
L’argomento “il rendiconto condominiale dopo la riforma” si chiude ora con l’ultima parte definita “la nota esplicativa sintetica”. Questa è una relazione sulla gestione che il legislatore ha estrapolato dal diritto societario, dal quale proviene che “per i bilanci d’esercizio delle società” è da tempo previsto l’obbligo di redazione della cosiddetta “nota integrativa”. Questo documento è la descrizione, in modo riassuntivo dell’intera gestione annuale del condominio, soffermandosi sulle spese straordinarie con la necessità ed urgenza di motivare le stesse, sulle spese di manutenzione ordinaria circa gli eventuali aumenti di costo non attesi e quindi non preventivati, ed altro. L’art. 1130 bis cod.civ. ha definito detto documento in forma sommaria ovvero senza una specifica chiara ma solo con richiamo agli eventuali rapporti in corso e, secondo detta norma “il rendiconto deve contenere una nota sintetica esplicativa della gestione con l’indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti”. In termini semplici, la nota esplicativa sintetica deve riportare l’aspetto operativo gestionale posto in essere dall’amministratore nel corso della gestione e permettere così al condomino la comprensione dell’intera documentazione contabile annuale. Va aggiunto…e questo è un aspetto importante…che la “nota esplicativa” deve o dovrebbe…tenuto conto che sono diversi gli amministratori che non la formano, contenere anche “le proposte” circa la necessità di eseguire futuri interventi di straordinaria manutenzione. Sono queste delle indicazioni di progetto, in termini semplici “proposte” con il preciso e pratico compito di informare l’assemblea dei condomini circa la necessità e/o opportunità di eseguire lavori manutentori. La “nota esplicativa” è utile non solo per la descrizione riassuntiva del rendiconto ma può, o meglio deve essere d’aiuto ai condomini per comprendere i motivi che hanno suggerito all’amministratore di proporre degli aumenti di spese nel progetto del “preventivo della successiva gestione”.